Un expert-comptable peut recouvrer vos impayés, mais seulement à l’amiable

Le recouvrement de créances et l’expertise comptable peuvent être associés, à condition de distinguer le suivi comptable habituel d’une véritable mission de recouvrement amiable. Pour une TPE ou une PME, cette délégation sécurise les relances, améliore la prévision des encaissements et limite l’impact des retards sur la trésorerie. Elle exige toutefois un mandat précis et s’arrête avant le recouvrement contentieux.

Un expert-comptable peut agir sur les impayés dans un cadre amiable

Depuis la loi PACTE du 22 mai 2019, les experts-comptables peuvent proposer des prestations de recouvrement amiable de créances. Cette évolution s’inscrit dans le prolongement de l’article 22 de l’Ordonnance n° 45-2138 du 19 septembre 1945, complété par l’article 37 de la loi PACTE et le décret n° 2019-1193 du 19 novembre 2019.

Le principe est clair : le cabinet peut accompagner son client dans le suivi des factures, les relances et les démarches amiables destinées à obtenir un règlement. Cette mission reste accessoire à l’activité principale d’expertise comptable. Le cabinet n’est donc pas assimilé à une société de recouvrement et ne devient pas le représentant judiciaire de l’entreprise.

Du suivi des règlements à la relance structurée

Dans le cadre de sa mission courante, l’expert-comptable peut lettrer les comptes clients, repérer les factures échues, établir une balance âgée et alerter le dirigeant sur les retards de paiement. Lorsqu’une mission formalisée de recouvrement amiable lui est confiée, il peut aller plus loin : préparer des relances graduées, suivre les réponses du débiteur, demander une date de règlement et conserver la trace des échanges.

Cette continuité entre la comptabilité et le poste clients facilite le suivi. Le cabinet dispose d’une vision des échéances, des avoirs, des paiements partiels et des créances réellement ouvertes. Une relance ne doit jamais porter sur une facture déjà réglée, contestée ou imputée à tort. La qualité du lettrage conditionne donc directement l’efficacité de la démarche.

Le mandat spécial sécurise la mission

Une relance ponctuelle ne suffit pas à caractériser une mission de recouvrement. Dès lors que le cabinet intervient au nom de son client auprès des débiteurs, un mandat spécial de recouvrement amiable doit encadrer son action. Ce mandat peut figurer dans la lettre de mission ou faire l’objet d’un avenant distinct.

Les mentions à prévoir dans la lettre de mission ou l’avenant

Le document doit désigner les parties, définir le périmètre de l’intervention et identifier les créances concernées. Pour chaque facture, il est utile d’indiquer le montant, l’échéance, l’identité du débiteur et les pièces disponibles : devis accepté, bon de commande, bon de livraison, facture, conditions générales et échanges relatifs à une éventuelle contestation.

• Les actions autorisées : relances par courriel, téléphone ou courrier, négociation d’un échéancier et mise en demeure.
• Les limites de négociation : remise éventuelle, durée maximale de l’échéancier et interlocuteur à consulter avant tout accord.
• La durée du mandat et les modalités de compte rendu au dirigeant.
• La rémunération du cabinet : forfait, temps passé ou combinaison des deux.
• Les modalités de transmission des fonds et les coordonnées bancaires de l’entreprise créancière.

Les sommes recouvrées doivent être versées sur le compte bancaire du client. Cette séparation évite toute confusion entre les fonds de l’entreprise et ceux du cabinet. Elle garantit aussi une traçabilité des encaissements, depuis le règlement du débiteur jusqu’à son enregistrement par l’entreprise.

Vérifier la créance avant toute action

Avant toute relance, il faut qualifier la créance. Elle doit être certaine, liquide et exigible : la dette doit être établie, son montant déterminé et sa date de paiement dépassée. Si le client conteste sérieusement la prestation, le prix ou la livraison, une relance automatique risque d’aggraver le différend. Le dossier doit alors être isolé et examiné avec le dirigeant, voire avec un conseil juridique.

Organiser les relances sans abîmer la relation commerciale

Une procédure efficace se prépare avant l’échéance. Des conditions générales lisibles, des délais de paiement cohérents, un acompte de 30 % à 50 % lorsque la prestation le justifie et l’envoi rapide des factures réduisent l’exposition aux impayés. En B2B, le délai légal de référence est de 60 jours à compter de l’émission de la facture, avec l’alternative de 45 jours fin de mois.

Une séquence progressive et traçable

1. Avant l’échéance, un rappel courtois confirme la date de règlement et vérifie que la facture a été adressée au bon destinataire.
2. Dès le retard constaté, une première relance factuelle rappelle le montant, la référence de la facture et son échéance.
3. En l’absence de réponse, une relance plus ferme demande un engagement précis de paiement.
4. La mise en demeure formalise ensuite la demande et fixe généralement un délai de 8 à 15 jours.

La mise en demeure peut rappeler les pénalités de retard prévues ainsi que l’indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 euros par facture impayée entre professionnels. Les pénalités correspondent au minimum à trois fois le taux d’intérêt légal ou au taux de la BCE majoré de 10 points, selon les règles applicables et les conditions contractuelles.

Le suivi du poste clients dépend de la fiabilité de chaque information. Une facture validée, une promesse de paiement, un litige identifié ou un échéancier respecté permettent d’adapter rapidement la relance suivante. À l’inverse, une donnée manquante oblige l’entreprise à reprendre le dossier et retarde sa décision. Relier la facture, la preuve d’exécution, l’historique des échanges et le prévisionnel d’encaissement aide à repérer la difficulté dès son apparition, plutôt qu’après plusieurs semaines de retard.

Quand l’amiable s’arrête, orienter le dossier vers le bon professionnel

L’expert-comptable ne peut pas assurer le recouvrement judiciaire ou contentieux. Si le débiteur ne répond plus, refuse de payer ou conteste la créance, l’entreprise doit envisager une action adaptée avec les professionnels compétents, notamment un avocat ou un commissaire de justice selon la procédure choisie.

Selon le dossier, les voies possibles comprennent l’injonction de payer, le référé-provision ou l’assignation au fond. La procédure simplifiée de recouvrement des petites créances peut concerner les créances inférieures ou égales à 5 000 euros. Après l’obtention d’un titre exécutoire, les mesures d’exécution, comme la saisie-attribution ou la saisie-vente, relèvent du commissaire de justice.

Choisir entre cabinet, société spécialisée et logiciel de recouvrement

Le choix dépend du volume de factures, de l’ancienneté des impayés, de la sensibilité de la relation client et des ressources disponibles en interne. L’expert-comptable convient particulièrement aux entreprises qui veulent relier les relances, la comptabilité et le pilotage de la trésorerie. Sa connaissance des chiffres de l’entreprise facilite l’analyse des retards récurrents et des créances douteuses.

Une société de recouvrement devient pertinente lorsque le volume de dossiers justifie des processus plus intensifs. Elle apporte une organisation spécialisée, mais connaît généralement moins bien l’historique commercial du client. La gestion interne reste adaptée lorsque les volumes sont faibles et qu’une personne peut assurer des relances régulières, documentées et suffisamment fermes.

Digitaliser sans déshumaniser le poste clients

Un logiciel de recouvrement connecté aux outils de facturation ou de comptabilité limite les ressaisies et améliore la visibilité. Il peut centraliser la balance âgée, déclencher des scénarios de relance, suivre les promesses de paiement et alimenter un prévisionnel d’encaissement. Une plateforme de paiement en ligne peut aussi réduire les frictions au moment du règlement.

L’automatisation ne remplace pas le jugement. Un client stratégique, une facture élevée ou un litige naissant doivent sortir du scénario standard. Le dispositif le plus pertinent associe des alertes automatiques pour les retards ordinaires, un tableau de bord partagé avec le cabinet et une décision humaine pour les dossiers sensibles. Le recouvrement devient alors un outil de prévention des impayés, plutôt qu’une réaction tardive à une trésorerie déjà sous tension.